Persiapan Akun & Profil Toko
Daftar, verifikasi, lalu lengkapi Pengaturan → Profil Toko: nama, alamat, telepon, dan logo. Data inilah yang tercetak di struk dan tampil di website toko Anda, jadi isi dengan benar sejak awal.
Panduan
Cara memakainya, urut dari hari pertama
Ditulis untuk pemilik toko, bukan untuk teknisi. Mulai dari menyiapkan toko sampai menutup laci di sore hari.
Memulai
Urutan Menyiapkan Toko Baru
Kerjakan berurutan: isi Profil Toko, masukkan produk di Barang → Data Barang (atau pakai impor Excel massal), catat stok awal lewat Stok → Stok Masuk, tambahkan karyawan bila ada, lalu mulai berjualan di Point Of Sales. Menu yang belum relevan disembunyikan dulu — sakelar "Tampilkan semua menu" ada di bagian bawah daftar menu.
Alur Kerja Sehari-hari
Pagi: buka Laci Kasir dan isi modal awal. Sepanjang hari: jualan di kasir, catat barang datang lewat Belanja, catat pengeluaran di Operasional. Sore: hitung uang fisik, tutup Laci Kasir, dan cocokkan dengan Laporan Kasir. Mingguan cek Stok Menipis dan Piutang; bulanan lihat Laba Rugi dan lakukan Penyesuaian Stok.
Barang & Stok
Menambah Produk
Yang wajib hanya nama dan harga jual — kode/SKU dan barcode dibuat otomatis bila dikosongkan. Kategori dan brand boleh diketik langsung walau belum ada. Ada empat lapis harga: harga beli (modal), harga jual, harga salesman, dan harga diskon.
Satuan Besar (Pack, Dus, Lusin)
Satu produk bisa punya satuan turunan dengan harga sendiri, misalnya 1 Dus = 12 Pcs. Stok tetap dicatat dalam satuan dasar; menjual 1 Dus otomatis mengurangi stok 12. Cetak label barcode dari menu Barang → Barcode.
Jual Pecahan (kg, liter, meter)
Untuk barang kiloan, literan, atau meteran, atur "Dijual pecahan" pada barangnya: 1, 2, atau 3 angka di belakang koma. Stok, kasir, struk, pembelian, invoice, dan laporan memakai jumlah nyata (mis. 2,5 kg). Angka dengan digit berlebih ditolak, tidak dibulatkan diam-diam, supaya stok fisik tidak bergeser tanpa jejak. Preset layanan seperti laundry per kg juga bisa dijual per satuan pecahan.
Variasi Barang
Satu barang induk dengan banyak variasi (ukuran, warna, rasa), mis. "Kaos Polos — L / Merah". Tiap variasi tetap barang biasa dengan harga, barcode, dan stok sendiri; induk menunjukkan stok total. Semua kombinasi dibuat sekaligus, dan tombol Beli variasi membuka nota pembelian berisi semua variasinya. Ada di Barang → Variasi dan di HP lewat Kelola Barang.
Add-on & Opsi Menu
Untuk kafe dan warung: buat grup opsi (level gula, topping, extra shot) sekali, lalu pasang ke menu. Pilihan bisa gratis (hanya catatan) atau berharga (menunjuk barang add-on, jadi stok dan laporannya ikut barang itu). Pilihan muncul di kasir HP, kasir web, dan bill meja, dan tercetak di struk dan tiket dapur.
Impor Barang dari Aplikasi Lain
Pindah dari aplikasi kasir lain atau Excel buatan sendiri: unggah berkas CSV, Excel, atau JSON, tanpa perlu menyamakan format dengan template. Kolom dikenali otomatis, pratinjau tampil sebelum disimpan, dan impor hanya menambah barang baru — barang yang sudah ada tidak ditimpa. Ada di Barang → Impor Barang atau ubin Impor Barang di Beranda HP.
Mengelola Stok
Stok Masuk untuk barang datang tanpa pembelian tercatat, Stok Keluar untuk barang rusak/hilang/dipakai sendiri, Penyesuaian Stok setelah opname, dan Mutasi Stok untuk menelusuri setiap perubahan. Stok Menipis menyusun daftar belanja secara cerdas — barang yang laku cepat naik lebih dulu.
Transaksi Kasir
Penjualan Cepat di Kasir
Cari barang dengan mengetik nama atau memindai barcode, atur jumlah dan satuan, lalu tekan Bayar. Mendukung tunai, transfer, dan QRIS. Stok langsung berkurang saat pembayaran selesai, dan struk bisa dicetak ulang kapan saja dari Data Transaksi.
Laci Kasir
Buka laci di awal shift dengan modal awal; semua pembayaran tunai otomatis menambah saldo, setoran dan pengambilan dicatat lewat tombol Setor/Ambil. Saat tutup laci, aplikasi menampilkan selisih antara hitungan fisik dan catatan — saldo selalu dihitung ulang dari transaksi, bukan angka berjalan.
Retur & Pembayaran Sebagian
Nota tidak dihapus melainkan diretur lewat Data Transaksi, dan stok kembali otomatis. Pembeli yang membayar sebagian tetap bisa disimpan notanya — sisanya menjadi piutang yang bisa dilunasi belakangan.
Diskon & Program Loyalitas
Beri diskon per baris atau per nota di kasir. Program Loyalitas (Pengaturan → Program Loyalitas, khusus pemilik) menawarkan diskon otomatis kepada pelanggan yang sudah sering atau banyak berbelanja dalam 12 bulan terakhir; programnya mati sampai Anda mengisinya, tanpa poin atau voucher.
Layanan Meja (Kafe & Resto)
Untuk pelanggan yang duduk dulu lalu membayar di akhir: pelayan mencatat pesanan per meja dari HP, mengirimnya ke dapur per ronde, dan membayar belakangan dengan service charge, pajak daerah, dan pembulatan. Dinyalakan pemilik di Pengaturan → Layanan → Layanan Meja; tab Meja hanya muncul bila mode ini dipakai.
Farmasi: Resep, Racikan & SIPNAP
Untuk apotek: golongan obat, zat aktif, batas per transaksi, dan batch kadaluarsa dengan urutan jual FEFO. Obat keras, psikotropika, dan narkotika tidak bisa dijual tanpa resep. Resep dokter, resep OWA, dan racikan dicatat apoteker; kartu stok golongan dan rekap SIPNAP bulanan (CSV) tersedia. Dinyalakan di Pengaturan → Farmasi.
Invoice & Layanan
Invoice & Piutang
Kasir untuk pembeli yang bayar di tempat; Invoice untuk pelanggan langganan yang ditagih belakangan. Catat cicilan langsung di invoicenya, dan pantau siapa yang belum lunas beserta jatuh temponya lewat Laporan → Piutang Penjualan.
Layanan Jasa & Order Terjadwal
Jual pulsa, token listrik, transfer uang, tarik tunai, dan jasa tanpa mengurangi stok — yang tercatat sebagai pendapatan hanya margin/fee-nya. Untuk jasa yang perlu janji waktu (servis, pemasangan, panggilan ke rumah), gunakan Manajemen Order dengan pencatatan mulai/selesai dari lokasi pelanggan.
Sales Lapangan
Layanan Sales punya dua sakelar terpisah di Pengaturan → Layanan → Layanan Sales: Penjualan lapangan (salesman keliling dengan stok titipan, setoran, dan komisi; menyalakannya membuat jabatan Sales otomatis) dan Faktur penjualan (Buat Invoice, Penawaran, Laporan Piutang untuk penjualan tempo). Barang dimuat ke salesman lewat menu Stok Salesman dan tetap milik toko sampai terjual; Monitoring Sales merangkum penjualan, setoran, komisi, dan pengeluaran di jalan, dan tiap salesman hanya melihat datanya sendiri. Sakelar tidak bisa dimatikan selagi masih ada stok titipan atau piutang yang berjalan.
Belanja & Operasional
Pembelian & Hutang Supplier
Buat pembelian ke supplier, lalu catat penerimaan barang — stok bertambah saat barang diterima, bukan saat order dibuat. Pembelian yang belum dibayar otomatis menjadi hutang, dan harga beli baru langsung memperbarui data barang beserta riwayatnya.
Pengeluaran Operasional
Catat listrik, sewa, gaji, dan pengeluaran non-barang lainnya di Data Operasional, dikelompokkan dengan tipe pengeluaran yang Anda buat sendiri. Tanpa ini, laporan laba rugi menunjukkan untung yang lebih besar dari kenyataan.
Cadangan & Impor Excel
Ekspor data master (produk, pelanggan, supplier) ke Excel sebagai cadangan, dan impor massal dengan pratinjau sebelum disimpan. Semua tindakan besar meminta verifikasi ulang password pemilik toko.
Laporan
Laba Rugi
Pendapatan dikurangi modal barang terjual dan pengeluaran operasional pada rentang tanggal pilihan Anda. Agar akurat, pastikan harga beli barang terisi — barang bermodal 0 akan terlihat untung 100%.
Ekspor Laporan (PDF, Excel, CSV)
Tombol Ekspor di setiap layar laporan menawarkan PDF, Excel, atau CSV sebelum berkas dibuat. Berkas memuat semua baris pada periode dan saringan yang dipilih, bukan hanya yang tampil di layar, dan angka di Excel/CSV berupa angka sehingga bisa langsung dijumlahkan.
Kasir, Piutang & Hutang
Laporan Kasir per shift dan cara bayar untuk mencocokkan uang laci; Laporan Piutang untuk menagih pelanggan; Laporan Hutang Pembelian untuk menyiapkan pembayaran ke supplier.
Riwayat Harga & Valuasi
Riwayat Harga mencatat setiap perubahan harga beli dan jual — jawaban ketika laba turun padahal penjualan sama. Valuasi menghitung nilai total stok berdasar harga beli: berapa uang Anda yang sedang mengendap di gudang.
Karyawan & Keamanan
Jabatan & Izin Menu
Atur izin per jabatan, bukan per orang: menu mana yang boleh dibuka dan sampai tingkat mana (lihat, tambah, ubah, hapus). Tombol tertentu — seperti menghapus transaksi — bisa dicabut terpisah tanpa menutup seluruh menu.
Shift & Absensi
Kelola jadwal kerja lewat Manajemen Shift. Karyawan check-in/check-out dari aplikasi HP dengan pemeriksaan lokasi terhadap titik toko, sehingga absen dari rumah tidak bisa tercatat hadir.
Perangkat Tersambung
Lihat komputer dan HP yang sedang memakai toko Anda, termasuk aplikasi kasir Android, dan cabut perangkat yang sudah tidak dipakai. Setiap transaksi mencatat siapa pelakunya — beri tiap karyawan akun sendiri.
AI Smart Assistant
Asisten AI dalam Aplikasi
Tombol chat di pojok kanan bawah membuka asisten yang tahu halaman yang sedang Anda buka. Tanyakan cara memakai aplikasi, arti istilah, atau data toko ("berapa stok lampu philips", "penjualan hari ini berapa") — angka selalu diambil dari data toko saat itu juga. Pemilik toko juga bisa bertanya lewat WhatsApp.
CS WhatsApp
Sambungkan nomor WhatsApp toko ke satu kotak pesan bersama di aplikasi desktop. Chatbot menjawab pertanyaan umum (harga, stok, status pesanan) dan menyerahkan percakapan sulit ke staf; jawaban berulang disimpan sebagai template pesan cepat.
Analisis Toko & Analisis ABC
Khusus pemilik: Skor Kesehatan 0–100 untuk Penjualan, Margin, Stok, Kas, dan Karyawan dari data transaksi Anda, lalu rekomendasi langkah yang bisa disimpan sebagai tugas. Analisis ABC mengelompokkan barang menurut sumbangan omzetnya untuk menentukan barang yang layak dimodali.
Tugas & Pengingat
Taruh hal yang diputuskan hari ini tetapi dikerjakan nanti — muncul di lonceng notifikasi saat jatuh tempo. Tugas juga lahir dari rekomendasi Analisis Toko, perawatan aset, dan permintaan ke asisten; pengingat yang dikirim ke WhatsApp dibuat lewat asisten.
AI Image Studio
Rapikan foto produk: hapus latar belakang, ganti dengan warna atau template, dan tambahkan watermark toko. Hasilnya bisa langsung dipasang sebagai gambar produk untuk website toko dan katalog.
Website & Aplikasi
Website Toko
Nyalakan halaman web publik yang menampilkan produk toko Anda — produk, harga, dan gambar diambil langsung dari Data Barang, tanpa katalog kedua. Stok baru berkurang saat pesanan dibayar lunas, dan ongkos kirim serta resi diurus dari halaman pesanan.
Layar Toko (Signage)
Tayangkan promo, daftar harga, dan pengumuman di TV, tablet, atau HP di toko untuk dilihat pelanggan. Daftar harga diambil langsung dari katalog sehingga ikut berubah saat harga diubah. Pasang layar dengan kode 6 digit dari Tools → Layar Toko di web, atau dari Pengaturan → Layanan → Layar Toko di aplikasi HP (layar, playlist, dan slide); layar tidak perlu login dan terus berputar saat internet putus sebentar.
Aplikasi Kasir Android, iPhone, Windows & Mode Offline
Aplikasi kasir dipasang dari toko aplikasi resmi: Google Play untuk Android, App Store untuk iPhone & iPad, dan Microsoft Store untuk Windows — cari "U-Bay PoS" atau buka halaman Aplikasi di situs ini. Di iPhone & iPad, aplikasi dipakai untuk masuk dengan akun yang sudah dibuat lewat web atau Android. Aplikasi memakai data toko yang sama dan tetap bekerja saat sinyal hilang: transaksi disimpan di HP lalu dikirim ke server begitu tersambung kembali. Saat internet putus kasir tetap bisa berjualan.
Tombol Info & U-Bay Voice di HP
Hampir semua layar HP punya ikon Info di kop berisi ringkasan fungsi, istilah, dan tombol Tanya U-Bay — bisa dibaca saat offline. U-Bay Voice memungkinkan memerintah aplikasi dengan suara.
Notifikasi & Tagihan Langganan
Lonceng notifikasi mengumpulkan stok menipis, piutang jatuh tempo, dan chat pelanggan sesuai peran masing-masing; ringkasan penting juga dikirim ke WhatsApp pemilik. Tagihan langganan tercatat di halaman tagihan — data toko tidak pernah dihapus saat menunggak, hanya aksesnya yang dibatasi sampai dibayar.